Ben je van plan om jouw collega’s, relaties of klanten of te inspireren en te verrassen met een inspirerend bedrijfsevenement? Om iets bijzonders neer te zetten is een goede voorbereiding noodzakelijk. Maar hoe organiseer je nou een succesvol evenement. Kun je daarbij wel wat hulp gebruiken? Doe je voordeel met deze tips en laat deels je evenement organiseren door mensen met ervaring!
Verdiep je in je doelgroep
Weten waar je doelgroep behoefte aan heeft is misschien wel het allerbelangrijkste voor je bedrijfsevenement. Verzamel zoveel mogelijk informatie over je bezoekers zodat je gemakkelijk kunt inspelen op hun vragen. Zo kun je het evenement personaliseren en zorg je dat het perfect aansluit op de behoefte en wensen vanuit de klant. Dit zorgt er uiteraard voor dat je evenement meer impact achterlaat! Daarnaast bouw je met een passend evenement aan een betere klantrelatie.
Inspireer je publiek
Zorg voor een inspirerende dag die je klanten niet snel meer vergeten. Denk bijvoorbeeld aan een thema wat de rode draad kan zijn door het evenement. Ook inspirerende sprekers kunnen inhaken op dit thema en de bezoekers inspireren. Daarnaast maak je het evenement specialer en interactief door het publiek erbij te betrekken. Dit kun je doen in een grote groep of wijk uit in kleinere groepen uit naar de verschillende subruimtes, ideaal voor interessante workshops. Onze ervareren evenementenplanners denken graag mee voor de juiste invulling.
Een locatie met een verhaal
De locatie is één van de belangrijkste factoren voor een geslaagd evenement. Een locatie is grotendeels bepalend voor de beleving van een evenement, zorg ook dat sfeer van een locatie past bij het soort evenement dat je organiseert. De Mauritskazerne is bijvoorbeeld een indrukwekkend rijksmonument, dat er van buiten nog net zo uitziet als toen het in 1904 gebouwd werd. Binnen in de plenaire zaal zorgt het hoge plafond en de grote boogramen voor veel daglicht. Het monumentale pand is ingericht met een karaktervol warm- industrieel interieur van vooral hergebruikte materialen. Een mooi voorbeeld zijn de zeecontainers die als eyecatcher in de congresruimtes staan. Ze waren jarenlang het decor van een Rotterdams pop-up restaurant. Nu laten we je in de containers kennismaken met de boeren achter onze menukaart.
Foodbeleving
Naast een goede locatie en aankleding zorg je met de juiste hapjes en drankjes voor de totale beleving. Daarnaast is het verstandig om te kiezen voor een all-in evenementenlocatie. Het scheelt je veel tijd (en stress) als je met één partij kunt schakelen, die ook nog eens met je meedenkt, over zaken zoals de horeca, de technische faciliteiten en de styling van de evenement. Bovendien is het duurzamer, je hoeft immers niet op en neer te rijden om alle spullen op locatie te krijgen én het eindresultaat is vaak beter doordat de communicatielijnen korter zijn. Vooral met de ervaring van een deskundige!
Evenement laten organiseren
Een goede voorbereiding geeft rust, zorg ervoor dat jij als organisator altijd een vrije rol hebt op de dag zelf. Hierdoor kun je onverwachtse situaties snel oppakken. Daarnaast is het vaak prettig om met iemand te sparren vanuit de locatie, die een coördinerende rol heeft en voor jou de meeste werkzaamheden uit handen neemt. Er is immers niemand anders die de locatie beter kent! Bij de Mauritskazerne werken we met een bekwame partymanager, hij of zij helpt je bij het organiseren van een succesvol evenement en is pas tevreden als jij dat ook bent.
De beste keuze maken?
Twijfel je of kan je wel wat hulp gebruiken bij het organiseren van je evenement? Geen probleem! Wij hebben al 25 jaar ervaring met het organiseren van succesvolle (bedrijfs)evenementen en helpen je graag op weg. Neem contact op en vraag om advies, dan gaan we samen op zoek naar de beste keuze.
